​Erweitern Sie das Erlebnis von Mitarbeitenden und entdecken Sie das neue Alumni-Portal von SAP SuccessFactors.

Traditionell markiert das Ende eines Arbeitsvertrags für viele Unternehmen auch das Ende der Mitarbeiterbeziehung. Doch was wäre, wenn diese Verbindung nicht enden müsste? Mit dem neuesten Release von SAP SuccessFactors können Unternehmen mit ehemaligen Mitarbeitenden in Kontakt bleiben, ihnen einen sicheren Zugang zu wichtigen Daten bieten, Wiedereinstellungsprozesse vereinfachen und den gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitenden verbessern.

Wir von Clarity Solutions helfen unseren Kunden, das Beste aus diesen Neuerungen zu machen, indem wir ihnen den Zugang zu den Post-Employment-Funktionen über SAP SuccessFactors ermöglichen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was neu ist und warum es für Ihre HR-Strategie wichtig ist.

Ein sicherer digitaler Arbeitsbereich für ehemalige Mitarbeiter

Die neue Alumni Experience gewährt berechtigten ehemaligen Mitarbeitenden weiterhin Zugang zu SAP SuccessFactors, auch nachdem sie das Unternehmen verlassen haben. Nachdem sie eine personalisierte Aktivierungs-E-Mail erhalten haben, können sich die Ehemaligen mit ihrer persönlichen E-Mail-Adresse anmelden und sicher auf eine spezielle Alumni-Arbeitszone zugreifen.

Von dort aus können sie selbstständig:

• Persönliche und biografische Daten aktualisieren
• Notfallkontakte und Angehörige überprüfen
• Adressen und Kontaktdaten verwalten
• Historische Gehaltsabrechnungsdokumente herunterladen, einschließlich Gehaltsabrechnungen und Steuerformularen).

Dieser Selbstbedienungszugang reduziert den Bedarf an Folgeanfragen der Personalabteilung und verbessert das Offboarding-Erlebnis insgesamt, insbesondere für Kunden von Employee Central Payroll.

Bessere Neueinstellungen, weniger Verwaltungsaufwand

Eine der größten Stärken der neuen Alumni Experience ist die nahtlose Integration in den Wiedereinstellungsprozess. Personalverantwortliche können nun direkt im Dashboard nach Alumni-Kandidaten für die Kandidatensuche und das Offboarding suchen und diese identifizieren. Je nach Geschäftsfall können sie zwischen den folgenden Optionen wählen:

• Neueinstellung bei alter Beschäftigung: Bei dieser Option werden historische Daten mit Informationen über neue Anstellungen zusammengeführt.
• Neueinstellung bei neuer Beschäftigung: Dabei wird ein Neuanfang gemacht, wobei die Anmeldedaten der User beibehalten werden.

Neu eingestellte ehemalige Mitarbeitenden behalten durch die Zusammenführung von Berechtigungen und Anmeldedaten ihre Kontinuität und gewährleisten so eine effiziente und gesetzeskonforme Rückkehr. Wenn das Onboarding abgebrochen wird, kehrt der Benutzer in den Alumni-Status zurück, bis sein Zugang abläuft.

Administrator-Tools bieten volle Kontrolle und Compliance

Aus administrativer Sicht bietet die Alumni Experience eine Reihe neuer Konfigurations- und Verwaltungsoptionen.

• Anpassbare Zugangsregeln: Definieren Sie die Berechtigung von Alumni und die Zugriffsdauer anhand von Geschäftsregeln.
• Rollenbasierte Berechtigungen: Erstellen Sie auf die Alumni-Benutzer zugeschnittene Berechtigungsrollen und -gruppen.
• Datenschutz-Management: Entwerfen Sie Einverständniserklärungen und verfolgen Sie Audit-Protokolle speziell für Alumni.
• IP-Einschränkungseinstellungen: Schließen Sie Alumni von standortbezogenen Anmeldebeschränkungen aus.
• Benutzerdefinierte Startseiten-Karten: Personalisieren Sie die Dashboards für Alumni auf der Grundlage von Beendigungsdatum und Relevanz.

Die Administration kann außerdem Alumni-Rollen über Identity Authentication Services (IAS) verwalten und den Zugriff über die Global Header Search überwachen, um jederzeit eine sichere und gesetzeskonforme Systemnutzung zu gewährleisten.

Unterstützung für Alumni in der SAP SuccessFactors Work Zone

Zusätzlich zum Standardzugang zu SuccessFactors können Alumni mit einem personalisierten SAP SuccessFactors Work Zone Arbeitsbereich interagieren. Dieser umfasst:

• Offboarding-Aufgaben: Erinnerungen für anstehende Aktivitäten
• Quick Actions: Personalisierte Kacheln für die schnelle Ausführung von Aufgaben
• Benutzerdefinierte Karten: Gezielte Inhalte und Updates, die bis zu 180 Tage nach dem Ausscheiden sichtbar sind

Diese Funktionen stellen sicher, dass ehemalige Mitarbeitende nicht nur informiert, sondern auch in die Lage versetzt werden, Aufgaben selbstständig zu erledigen. So bleiben die Professionalität Ihrer Marke und die Kultur der Mitarbeiterorientierung auch nach der Einstellung erhalten.

Warum ist das interessant?

Die Bindung ehemaliger Mitarbeitende kann ein strategischer Vorteil sein.

• Sie stärken Ihre Arbeitgebermarke, indem Sie einen professionellen und unterstützenden Ausstiegsprozess bieten.
• Vereinfachen Sie Wiedereinstellungsprozesse und verkürzen Sie die Zeit bis zur Rückkehr von Talenten.
• Halten Sie durch transparente Datenverarbeitung die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und arbeitsrechtliche Vorschriften ein.
• Reduzieren Sie die Arbeitsbelastung der Personalabteilung, indem Sie häufige Anfragen nach dem Austritt auf Self-Service-Portale leiten.

Mit SAP SuccessFactors sind Alumni nicht nur ehemalige Mitarbeiter, sondern auch zukünftige Talente, Markenbotschafter und ein wichtiger Teil Ihres erweiterten Mitarbeiternetzwerks.

Ganz gleich, ob Sie Ihre Wiedereinstellungsprozesse optimieren, die Unterstützung nach dem Ausscheiden von Mitarbeitenden verbessern oder die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen möchten, das SAP SuccessFactors Alumni Portal ist eine strategische Aufwertung für Ihre HR-Landschaft. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um zu erfahren, wie wir es für Sie implementieren können. Gerne geben wir Ihnen auch praktische Einblicke und Best Practices.

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