SAP SuccessFactors hat das Potenzial, HR-Prozesse grundlegend zu verändern, vorausgesetzt, die Anwender:innen nutzen das System korrekt und konsistent. WalkMe unterstützt die Akzeptanz, indem es Menschen direkt im System durch Prozesse führt. In vielen Organisationen verliert der Moment des "Go-live" jedoch schnell an Dynamik: Trainings werden vernachlässigt, Workflows wirken komplex und HR-Teams spüren die Folgen in Form von Tickets, Nacharbeit und längeren Durchlaufzeiten.

WalkMe ist eine Lösung, die genau diese Lücke schließt. WalkMe ist eine Digital Adoption Platform (DAP), die sich als zusätzliche Ebene über SAP SuccessFactors legt. Sie bietet kontextbezogene Unterstützung direkt im Arbeitsfluss, ohne dass eine Anpassung der bestehenden SuccessFactors-Konfiguration oder des zugrunde liegenden Codes erforderlich ist. SAP positioniert WalkMe für SAP SuccessFactors HCM in den Bereichen In-App-Guidance, Automatisierung und Analytics. Ziel ist es, Produktivität zu steigern und das Onboarding zu beschleunigen.

Was WalkMe ist und warum es im HR-Kontext relevant ist

WalkMe ist eine zusätzliche Unterstützungsebene innerhalb von Anwendungen wie SAP SuccessFactors. Sie begleitet User in Echtzeit bei der Ausführung ihrer Aufgaben. Dazu gehören in der Regel Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Tooltips, Aufgabenlisten, Automatisierungen und Nutzungsanalysen.

Gerade im HR-Bereich ist das besonders wertvoll, da viele Prozesse:

• häufig durchgeführt werden (z. B. Abwesenheitsanträge, Profilpflege),
• eine hohe Auswirkung haben (z. B. Manageraktionen in Performance-Zyklen),
• zeitkritisch sind (z. B. Onboarding-Fristen),
• und sich über verschiedene Rollen erstrecken (Mitarbeitende, Führungskräfte, HR-Admins).

Wenn die Akzeptanz niedrig ist, handelt es sich nicht nur um ein IT-Problem. Dies führt zu einem bedeutenden Thema der Employee Experience und zu einem Glaubwürdigkeitsproblem für Digitalisierungsinitiativen im HR-Bereich.

Warum die Nutzung von SAP SuccessFactors nach dem Go-live oft stockt

Auch gut geplante Implementierungen stoßen häufig auf Akzeptanzhürden. Typische Muster, die wir in HR-Programmen beobachten, sind:

• Die Schulungen entsprechen nicht der Realität: Die User lernen im Seminar, haben aber Wochen später im Live-System Schwierigkeiten.
• Rollenbasierte Komplexität: Mitarbeitende, Manager, Personalvermittlungen und Personaladministrator:innen haben unterschiedliche Aufgaben und verwenden unterschiedliche Fachbegriffe.
• Release-gesteuerte Änderungen: SAP SuccessFactors entwickelt sich weiter, Prozesse und Bildschirme ändern sich, und die User verlieren das Vertrauen.
• Mobile Journeys werden übersehen: Ein Prozess, der „auf dem Desktop funktioniert”, kann auf Mobilgeräten mühsam sein, insbesondere für Mitarbeitende mit Kundenkontakt.
• Support-Teams werden zur Notlösung: HR und IT müssen schließlich mit Anleitungen, PDFs und wiederholten Erklärungen ausgleichen.

WalkMe adressiert diese Schwachstellen gezielt, indem es kontextbezogene, rollenbasierte und messbare Unterstützung bietet. SAP hebt dabei insbesondere Verhaltensanalysen, Transparenz über Workflows und eingebettete Hilfe hervor, um HR-Prozesse kontinuierlich zu optimieren.

Was WalkMe innerhalb von SAP SuccessFactors leistet

Der Mehrwert von WalkMe liegt nicht in der Bereitstellung von zusätzlichem Trainingsmaterial, sondern in der leistungsnahen Unterstützung direkt im System, die an das tatsächliche Userverhalten angepasst ist.

Kontextbezogene Anleitungen, Tooltips und Aufgabenlisten

Anstatt Nutzer:innen auf externe Wissensdatenbanken zu verweisen, führt WalkMe sie Schritt für Schritt durch Aufgaben wie das Aktualisieren persönlicher Daten, das Einreichen von Zielen oder Manageraktionen, genau dort, wo die Klicks stattfinden. SAP beschreibt dies als personalisierte, kontextbezogene In-App-Guidance, inklusive Tooltips und Aufgabenlisten, zur schnelleren Einarbeitung und höheren Akzeptanz.

Die SAP Community hebt zudem die eingebetteten WalkMe-Touren hervor, die mit dem 1H 2025 Update eingeführt wurden. Diese unterstützen die Nutzer:innen dabei, gängige HR-Aufgaben zu erledigen, ohne das System verlassen zu müssen.

Automatisierung wiederkehrender Schritte

WalkMe ist eine Lösung, die repetitive Navigation und Dateneingaben automatisieren kann. SAP betont explizit die Wichtigkeit der Automatisierung von Aufgaben, um Zeit für die Navigation durch Menüs, die Auswahl von Buttons und manuelle Eingaben zu reduzieren.

Dies ist insbesondere in HR-Phasen mit hohem Volumen von Bedeutung, wie beispielsweise bei Performance-Reviews, Vergütungsrunden oder Onboarding-Wellen, in denen sich kleine Reibungspunkte schnell vervielfachen können.

Akzeptanz-Analytics zeigen, wo Nutzer:innen hängen bleiben

Ein zentraler Vorteil einer DAP ist die Messbarkeit der Akzeptanz. SAP bietet Click-by-Click-Analysen an, die detailliert aufzeigen, an welchen Stellen Nutzer:innen abbrechen oder Fehler machen. Dadurch lassen sich Engpässe identifizieren und Workflows gezielt verbessern.

In der Praxis ermöglicht das HR- und IT-Team so den Wechsel von Annahmen ("Nutzer:innen sind verwirrt") zu belastbaren Erkenntnissen ("Nutzer:innen brechen konsistent bei Schritt 3 dieses Feldes ab").

SAP-zertifizierte Integration, rollenbasierte Unterstützung und mobile Journeys

Für Organisationen mit hohen Anforderungen an Governance, Sicherheit und Stabilität ist die Qualität der Integration von entscheidender Bedeutung.

WalkMe bietet eine SAP-zertifizierte Integration für SAP SuccessFactors, die eine schnelle Einführung und sichere Navigation über Desktop- und Mobile-Workflows hinweg ermöglicht. Dabei wird die Integration an die Rolle und den Nutzungskontext angepasst.

Aus Sicht der Akzeptanz wird WalkMe somit zu einer operativen Fähigkeit:

• Führungskräfte erhalten kurze, handlungsorientierte Hinweise in Genehmigungsprozessen.
• HR-Admins bekommen tiefergehende Unterstützung für konfigurationsnahe Aufgaben.
• Mitarbeitende werden durch Self-Service-Prozesse mit weniger Übergaben geführt.

Wie WalkMe in SAP SuccessFactors praktisch ausgerollt wird

Ein gängiger Ansatz ist die Bereitstellung von WalkMe über eine Browser-Erweiterung für SAP-SuccessFactors-Nutzer:innen. Gemäß dem WalkMe Help Center stehen veröffentlichte Inhalte zur Verfügung, sobald die Erweiterung installiert ist und die Datenerfassung beginnt.

Die Wahl des Bereitstellungsmodells sollte zur Realität Ihrer Belegschaft passen. Dies betrifft etwa die Anzahl der verwalteten Geräte, die BYOD-Richtlinien, die mobile Nutzung und regionale Compliance-Anforderungen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Enablement als nahtloser Teil des Systems wahrgenommen wird und nicht als "noch ein weiteres Tool".

WalkMe im Vergleich zu klassischen Enablement-Ansätzen

Ein erfolgreiches WalkMe-Programm bedeutet weniger „Overlays hinzufügen“ und mehr, gezielt Reibungspunkte zu reduzieren.

1. Identifizieren Sie Ihre wichtigsten Workflows, etwa nach Volumen, Risiko oder Frustrationspotenzial.
2. Gestalten Sie rollenbasierte Erlebnisse: kurze Guidance für Mitarbeitende, präzise und szenariobasierte Unterstützung für Admins.
3. Starten Sie mit klaren Messgrößen wie Abschlussquoten, Bearbeitungszeiten oder Ticket-Reduktion.
4. Optimieren Sie regelmäßig anhand von Analytics, nicht einmal im Jahr.

Wie Clarity Solutions Akzeptanz in messbaren Mehrwert übersetzt

Bei Clarity Solutions steht der Grundsatz "Excellence in simplifying complexity" im Mittelpunkt. Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Beratung, Co-Innovation und kontinuierlichen Support, um Sie dabei zu unterstützen, mehr Wert aus SAP SuccessFactors zu ziehen. Auf unserer Website zeigen wir zudem, wie SAP WalkMe die Akzeptanz durch In-App-Guidance und Automatisierung beschleunigt und so Rollouts stabiler und den ROI messbarer macht.

Gerne unterstützen wir Sie dabei, folgende Aspekte miteinander zu verknüpfen:

• SAP-SuccessFactors-Prozesse (was „gut“ konkret bedeutet)
• Rollen der User (wer wann welche Unterstützung braucht)
• Systemlandschaft (inkl. Integration und langfristigem Support)
• Akzeptanzziele (messbare Ergebnisse statt reiner Content-Mengen)

Nächster Schritt: Akzeptanz als festen Bestandteil Ihrer SuccessFactors-Strategie verankern

Unabhängig davon, ob Sie eine Einführung planen, mit geringer Akzeptanz nach der Veröffentlichung kämpfen oder sich auf den nächsten Release-Zyklus vorbereiten – WalkMe ist ein wirkungsvolles Tool, um Reibung zu reduzieren und die Employee Experience schnell zu verbessern.

Wenn Sie Interesse an einem maßgeschneiderten WalkMe-for-SAP-SuccessFactors-Ansatz haben, z. B. inklusive Workflow-Priorisierung, Governance und klarer Erfolgsmessung, können Sie sich gerne an Clarity Solutions wenden.

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Häufig gestellte Fragen zu WalkMe und SAP SuccessFactors (FAQ)

Welche Probleme löst WalkMe nach dem Go-live von SAP SuccessFactors?

Nach dem Go-live von SAP SuccessFactors treten häufig Akzeptanzprobleme auf. WalkMe hilft, typische Herausforderungen zu adressieren, darunter nachlassende Trainingseffekte, rollenbasierte Komplexität zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und HR-Admins sowie Änderungen durch regelmäßige Releases. Zudem entlastet WalkMe Support-Teams, indem es Tickets, Nacharbeit und wiederholte Rückfragen reduziert.

Welche Arten von In-App-Guidance bietet WalkMe?

WalkMe bietet kontextbezogene In-App-Guidance direkt in SAP SuccessFactors. Dazu gehören Schritt-für-Schritt-Anleitungen für HR-Prozesse, Tooltips und feldbezogene Hinweise zur Fehlervermeidung, Aufgabenlisten für mehrstufige Workflows sowie rollen- und seitenabhängige Hinweise. Die Unterstützung erfolgt immer im Arbeitsfluss.

Wie unterstützt WalkMe mobile Prozesse in SAP SuccessFactors?

WalkMe unterstützt User Journeys sowohl auf Desktop, als auch auf mobilen Endgeräten. Das ist besonders relevant für Mobile-First-Workforces und operative Zielgruppen, bei denen klassische Schulungen oder PDFs nicht ausreichen. WalkMe verbessert die Akzeptanz mobiler SAP SuccessFactors-Prozesse durch direkte, kontextbezogene Anleitung.

Was bedeutet WalkMe-Automatisierung und warum ist sie im HR wichtig?

WalkMe-Automatisierung reduziert manuelle und wiederkehrende Schritte, etwa das Navigieren durch Menüs oder das erneute Eingeben von Daten. In HR-Zyklen mit hohem Volumen, wie Onboarding, Performance-Reviews oder Vergütungsrunden, führen selbst kleine Zeitersparnisse zu messbaren Effizienzgewinnen.

Wie lässt sich messen, ob WalkMe die User-Akzeptanz verbessert?

WalkMe stellt detaillierte Adoption-Analytics bereit. Diese zeigen, wo User Prozesse abbrechen, Zeit verlieren oder Fehler machen. HR- und IT-Teams können so fundierte Entscheidungen treffen, statt auf Annahmen zu setzen, und Guidance sowie Workflows gezielt optimieren.

Wie wird WalkMe für SAP SuccessFactors typischerweise bereitgestellt?

In vielen Organisationen wird WalkMe über eine Browser-Erweiterung bereitgestellt. Nach der Installation steht die In-App-Guidance direkt in SAP SuccessFactors zur Verfügung. Das passende Bereitstellungsmodell hängt von der Gerätestrategie, Compliance-Anforderungen und dem Anteil mobiler Nutzung ab.

Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie weitere Fragen zu WalkMe haben.

References

1. ​WalkMe for SAP SuccessFactors HCM
2. ​WalkMe Now Available in SAP SuccessFactors : A New Era of Digital Adoption
3. ​WalkMe and SAP deliver an integrated offering with SAP SuccessFactors solutions